MANUAL PARA SÍNDICOS

E surge um condomínio...

A palavra condomínio significa "propriedade comum". Viver em condomínio exige um espírito diferente, uma vez que existem áreas de domínio comum e áreas privativas. O direito de uso da área comum e a obrigação de conservar o que é de todos são condições básicas para vida em condomínio. Em termos de propriedade, a cada área privativa corresponderá uma fração ideal da área comum.

Todos os condôminos devem contribuir para suas despesas, além de acatar a Convenção, Regulamento Interno e decisões da Assembléia. Todos os participantes de um condomínio utilizam espaços e equipamentos comuns, tais como "hall" social, salão de festas, piscinas, etc. Mesmo nas áreas privativas, a liberdade do morador, embora muito maior, não é total, visto que não poderá afetar a liberdade de outro.

Visando disciplinar os direitos e os deveres de cada um, bem como a vida em condomínio, existem três documentos básicos: a Lei do Condomínio Lei no.4591/64 e nova Lei 10.406 de 10/01/2002 (do condomínio edilício edifício = vertical e horizontal), comum a todos; a Convenção do Condomínio (uma espécie de "constituição"); e o Regulamento ou Regimento Interno, estes últimos específicos para cada prédio. 

REGULAMENTO INTERNO

É o conjunto de normas e procedimentos referentes ao comportamento e à conduta dos moradores e freqüentadores, disciplinando o uso das áreas comuns e solucionando os problemas mais corriqueiros do condomínio apresentando, inclusive, penalidades aos infratores.

O Regulamento Interno nasce da Convenção ou é redigido posteriormente. Deve ser aprovado através de Assembléia Geral, todavia obedecendo o quorum previsto na Convenção, se a mesma estipular.

CORPO DIRETIVO

 

O corpo diretivo é composto de síndico, sub-síndico e conselho consultivo. O síndico é o representante legal do condomínio, em juízo ou fora dele, exercendo a administração do condomínio assessorado pelo conselho consultivo e sub-síndico, todos eleitos pela Assembléia Geral, pela forma e prazo previstos na mesma. O mandato não pode exceder dois anos, contudo é permitido a reeleição. 

O sub-síndico tem a função de substituir o síndico quando o mesmo não puder cumprir com suas responsabilidades, em eventuais férias, por exemplo.

 O Conselho Consultivo é composto por três condôminos que formam o órgão de consulta e assessoramento do síndico. É muito importante a existência deste conselho, pois, além de deliberar e opinar sobre os problemas do condomínio, eles "fiscalizam" a atuação do síndico.

ASSEMBLÉIA GERAL

Fórum deliberativo onde os principais temas de interesse do condomínio devem ser discutidos para tomada de decisões.

ASSEMBLÉIA GERAL ORDINÁRIA - A Lei do Condomínio obriga a realização, pelo menos uma vez por ano, da Assembléia Geral Ordinária - AGO.

Deve ser votado ou deliberado na AGO o orçamento das despesas de conservação e manutenção do edifício para o exercício seguinte; prestação de contas feita pelo síndico, referente ao exercício anterior para aprovação ou não; e eleição de síndico.

 

ASSEMBLÉIA GERAL EXTRAORDINÁRIA - A Assembléia Geral Extraordinária - AGE serve para tratar assuntos de interesse do condomínio, não previstos nas AGOS. Serão realizadas sempre que a ocasião assim o exigir, especialmente quando o tema não puder aguardar a realização da AGO para decisão.

Pode ser deliberado numa AGE despesas extras, obras, benfeitorias, modificação da convenção e assuntos de interesse geral e imediato do condomínio.

Para a convocação de uma Assembléia Geral (AGO ou AGE) deve ser feito edital constando data, horário, local, da reunião, ordem do dia e um resumo da matéria a ser deliberada. O prazo para convocação é o previsto na Convenção do Condomínio; caso a mesma seja omissa, aconselha-se um prazo de 10 (dez) dias de antecedência.

Ao término da reunião, deve ser elaborada uma ata e coletadas assinaturas do presidente e do secretário.

O síndico deverá mandar a todos os condôminos cópia da ata no prazo de oito dias subseqüentes à realização da Assembléia.

Todo o condomínio deve ter uma previsão orçamentária, ou seja, quanto pretende gastar com cada elemento ou item de despesa.

O síndico deve planejar o orçamento para obtenção da previsão de despesas e receita, apresentando-as para discussão e aprovação em Assembléia Geral.

As despesas ordinárias são as consideradas rotineiras, necessárias à manutenção do condomínio, as quais são respondidas por todos os condôminos, incluindo os locatários:

PESSOAL


·         salários

·         férias

·         13º salário

·         rescisões contratuais de trabalho

ENCARGOS SOCIAIS


·         INSS

·         FGTS

·         PIS

·         INSS de terceiros (autônomos)        

CONSUMO


·         água

·         luz e força

·         gás

·         telefone

MANUTENÇÃO/ CONSERVAÇÃO


·         elevadores

·         bombas

·         portões automáticos

·         interfones

·         piscina

·         jardim

·         antena coletiva

·         recarga de extintores

ADMINISTRATIVAS


·         honorários da administradora              

·         impressos, xerox, correio isenção do síndico

MATERIAIS


·         de limpeza

·         peças de reposição

·         uniformes

SEGURO


·         Despesas extraordinárias são os gastos imprevistos e os gastos com benfeitorias, ambos nas áreas de uso comum:

EMERGÊNCIA


·         vazamentos

·         entupimentos

·         quebra de bombas d'água

·         elevadores

·         demais equipamentos

BENFEITORIAS


·         reformas

·         aquisição de equipamentos

FUNDO DE RESERVA

É possível prever no orçamento um saldo credor destinado a DESPESAS IMPREVISTAS, pois a Convenção determina que 5% ou 10% do total arrecadado mensalmente sejam contabilizados na conta FUNDO DE RESERVA, estabelecido na Lei do Condomínio.
 

A constituição do FUNDO DE RESERVA é de responsabilidade, em princípio, do proprietário. Caso haja necessidade de reposição total ou parcial do Fundo de Reserva,  a responsabilidade também é do locatário, salvo se referente a período anterior ao início da locação.

 

O síndico deve fazer aplicação financeira em nome do condomínio, com aprovação do conselho consultivo ou pela Assembléia Geral, para maior segurança. Para movimentação da aplicação é aconselhável a assinatura do síndico e do presidente do Conselho.

 

LIVROS - O condomínio também deve ter LIVROS, quais sejam:

·         Livro de Atas das Assembléias

·         Livro de Presença dos condôminos nas Assembléias

·         Livro do Conselho Consultivo

Esses livros devem apresentar termos de abertura e de encerramento, assinados e rubricados.

DECLARAÇÃO DE IMPOSTO DE RENDA DO CONDOMÍNIO

o condomínio não é considerado pessoa jurídica, sendo dispensada a declaração de imposto de renda.

CADASTRO NACIONAL DE PESSOAS JURÍDICAS - CNPJ - De acordo com a Instrução Normativa da Secretaria da Receita Federal No. 87, de 24.08.84, os condomínios que auferirem rendimentos de capital ou que pagarem rendimentos sujeitos a retenção na fonte estão obrigados à inscrição no CNPJ.

 

CADASTRO DE CONTRIBUINTE DO MUNICÍPIO - CCM - O condomínio residencial não é obrigado a se inscrever no Cadastro de Contribuinte do Município CCM; salvo disposição contrária do município a que pertencer.

PREVIDÊNCIA SOCIAL - INSS - O Decreto No. 611, de 21.07.92, que regulamenta os benefícios da Previdência Social, em seu artigo 8 , parágrafo único, letra "b", permite, ao síndico, facultativamente, filiar-se à Previdência Social. Assim, aquele síndico que não contribui para a Previdência Social pode, desde 22 de julho de 1992, se inscrever como contribuinte.

 

PRESTAÇÃO DE CONTAS

Terminado o mês, o síndico deve apresentar um balancete de contas detalhado, referente ao mês anterior com informações sobre quotas em atraso, multas recebidas, saldos bancários, saldos em poupança, posição do fundo de reserva, da conta benfeitorias, etc.

Todos os documentos comprobatórios deverão ter o visto do síndico e a pasta deverá ser analisada pelos membros do conselho.

COMO ESCOLHER E CONTRATAR UMA ADMINISTRADORA

O síndico pode contratar pessoa física ou jurídica para auxiliá-lo em suas funções e convocar Assembléia para apresentar propostas, relacionando tipo de prestação de serviços, honorários cobrados e prazo do contrato.

MANUTENÇÃO PREDIAL

Um dos assuntos mais importantes em um condomínio é a manutenção, tanto no que concerne ao perfeito funcionamento de todos os equipamentos, como na preservação do valor patrimonial do imóvel.

 

Recomenda-se ao síndico que mantenha sob contrato de manutenção todos os equipamentos imprescindíveis, tais como elevadores e bombas. Quem responde civelmente por acidentes causados por mal funcionamento dos equipamentos é o condomínio, devendo indenizar as pessoas acidentadas. A conservação dos equipamentos constitui obrigação permanente do síndico.

Recomenda-se que o zelador verifique constantemente os elevadores, bombas, interfones, portões automáticos, antenas coletivas, gerador, iluminação de emergência, minuterias, hidrantes, caixas d'água, extintores de incêndio, luz piloto, pára-raios, filtros de piscina, equipamento de sauna, jardins, equipamentos de segurança, etc. e informe o síndico e administradora sobre quaisquer irregularidades.

LIMPEZA DA CAIXA D'ÁGUA   

A lavagem e desinfecção da caixa d'água deve ser feita pelo menos a cada ano. Para se ter um bom serviço, os condôminos devem contratar uma empresa especializada.

 

Ao lado da limpeza e desinfecção periódica do reservatório de água é necessária a manutenção das bombas, que também deve ser feita por empresa especializada em hidráulica. Deve-se verificar ainda se a tubulação de saída de água está perfeita e conferir se a tampa da caixa está vedando por completo.

ECONOMIZAR: UMA NECESSIDADE

 

Para diminuir bastante o valor das despesas ordinárias de condomínio, é preciso seguir regras indispensáveis de economia. Contas de energia e de água, consumo obrigatório do dia-a-dia e despesas com manutenção e material de limpeza cairão se as regras de economia forem rigorosamente observadas.

CONSUMO DE ENERGIA ELÉTRICA

   

No caso do síndico e do zelador é preciso observar se a iluminação está seguindo as orientações estabelecidas.

 

Se não há lâmpadas acesas sem necessidade, excesso de iluminação ou se, principalmente crianças, deixaram acesas as lâmpadas do salão de jogos ou do playground ao deixarem local.

Se os elevadores estão sendo utilizados de forma correta. O consumo de energia é proporcional ao seu funcionamento.

CONSUMO DE ÁGUA

   

O uso desnecessário de água aumenta a despesa do condomínio. O zelador deve orientar os encarregados da limpeza no uso correto da água.

O zelador deve verificar periodicamente as bombas do reservatório de água, equipamentos da piscina, sempre atento a vazamentos neles, bem como na tubulação do prédio. Vazamentos agravam o consumo de água. 

MATERIAL DE LIMPEZA

E preciso saber economizar os materiais de limpeza desde sua compra. O sindico deve verificar onde se compram mais em conta. O estoque de material de limpeza deve ficar em local apropriado, evitando locais úmidos. O local deve estar sempre fechado com chave, ao cuidado do zelador.

ELEVADORES

·         Brincadeiras, pulos, ou movimentos bruscos na cabine poderão provocar sua parada e acidentes maiores.

·         Siga o limite de passageiros estabelecido na placa indicativa da cabine.

·         Na falta de energia elétrica, estando dentro do elevador, mantenha a calma, aperte o botão de emergência e aguarde ajuda.

·         Nunca brinque com o botão de emergência, pois ele pode provocar a parada do elevador.

CONTROLE DE INSETOS E ROEDORES 

É muito importante verificar a infestação de insetos e roedores no condomínio. Havendo necessidade de desinsetização, desratização ou descupinização, contrate somente empresa especializada. 

SEGURANÇA DO CONDOMÍNIO 

A segurança não deve ser uma preocupação apenas do zelador e do síndico, mas de todos condôminos e empregados.

Para melhor abordagem do problema, a segurança deve ser dividida em dois tópicos: patrimonial e prevenção de acidentes e incêndios.

 

SEGURANÇA PATRIMONIAL

Em função de suas características, cada prédio deve estudar o que melhor lhe convém, proporcionando maior segurança ao condomínio. O bem patrimonial, onde se mora, deve ser conservado e protegido. Para isso devem seguir as medidas de segurança de sua proteção.

A construção do prédio, feita por engenheiro e mão-de-obra especializada.

A Convenção do Condomínio deve ter normas sobre obras dos apartamentos, como proibição de alteração da fachada, ampliações e outras.

As reformas e alterações nas unidades são permitidas desde que estejam estabelecidas na Convenção e não prejudiquem a estrutura do prédio e outros moradores.

Num prédio em que não haja piscina ou playground e se queira construir por deliberação da Assembléia, e preciso verificar sua possibilidade quanto ao local.

Ainda no que se refere à construção em si, entram as reformas necessárias e comprovadas, como rachaduras perigosas, necessidade comprovada de troca de encanamento velho entupido ou que estão causando vazamento.

 

PRINCIPAIS CRITÉRIOS DE SEGURANÇA

A segurança é de importância básica ao condomínio, quanto melhor for feita, menor serão os riscos. Seguem algumas orientações:

DO SÍNDICO PARA COM OS EMPREGADOS 

Solicitar informações pessoais (certidões negativas dos Distribuidores Cíveis Fórum - e da Polícia) de quem irá trabalhar nos apartamentos e no prédio;

Manter na portaria fichas dos empregados dos apartamentos com nome, número de documentos, foto e determinações especiais dos patrões;

Não é aconselhável o porte de armas para os vigias e nem uniformes ostensivos, pois muitas vezes eles se tornam "presas fáceis" para os bandidos, além de poderem causar acidentes dentro do condomínio;

ORIENTAÇÕES AO ZELADOR E PORTEIRO 

Não permitir a entrada de entregadores de pizzas, flores, compras, vendedores, etc., pois os assaltantes se disfarçam e entram com o consentimento do morador;

Após exigir a identificação dos empregados de concessionárias de serviços (Empresas de telefonia, tv a cabo, luz, etc.) o zelador ou o porteiro deve confirmar com o síndico ou morador o defeito antes de sua entrada;

Confirmar também se o empregado realmente é da concessionária;

Quando houver algum apartamento a ser locado ou vendido, o zelador ou o porteiro deve exigir a presença do corretor ou do proprietário do apartamento antes de permitir a entrada ao prédio;

Observar se o carro ao entrar na garagem é realmente de morador, redobrando a atenção à noite.

UTILIZAÇÃO 

Crachás para identificar prestadores de serviços;

Telefone na portaria e um sistema de alarme que toque em algum prédio vizinho;

Equipamentos auxiliares compatíveis com seu prédio: alarmes, sensores, circuitos de TV, vigias com rádios transmissores e receptores, etc.;

Aconselha-se exigir apresentação de documento, anotando nome, número e apartamento que o visitante irá.

DOS CONDÔMINOS

 

Acatar as instruções dadas aos zeladores e porteiros quanto aos itens de orientação aos mesmos;

Orientar os filhos para não comentar o que seus pais fazem, quanto ganham, bens que possuem, horários que saem e chegam; 

GARAGEM 

No que se refere à segurança da garagem, um procedimento inicial é quanto a entrada de veículos. O porteiro deve fazer a identificação do veículo pela chapa e o próprio tipo de carro, além do seu motorista, que no dia-dia torna-se conhecido como morador do condomínio.

 

O porteiro deve ter a máxima atenção na entrada de carros. O portão geralmente é aberto por controle eletrônico, fazendo com que permaneça aberto o tempo suficiente para a entrada e saída do veículo.

INTERFONE

 

O interfone é o elo imediato de comunicação entre o porteiro e os condôminos e vice-versa. Através dele o porteiro comunica a chegada de visitantes ou entregadores de encomendas.

 

No caso de reparadores de aparelhos ou de outros serviços chamados pelo morador é preciso fazer a identificação e chamar o morador para certificar-se dessa solicitação.

 

OS CUIDADOS DO PORTEIRO

O porteiro deve permanecer sempre na portaria.

Deve manter na portaria um livro de anotação de entrada e saída de   prestadores de serviços eventuais.

 

Nunca permitir a entrada de estranhos, sem prévia consulta ao morador indicado pelo visitante.

Suspeitar de pessoas carregando pacote e parecendo estar à procura de alguém no prédio, sem saber com segurança o nome do destinatário.

Estabelecer uma palavra-chave (senha), periodicamente substituída, a ser usada no interfone para avisar que pode ocorrer ou está ocorrendo um assalto.

Em caso de incêndio, jamais utilize os elevadores. Use as escadas.  

A noite, manter a portaria às escuras e a parte externa do prédio, bem como o acesso ao condomínio, racionalmente iluminada.

 

Chamar também a polícia caso veja uma pessoa ou mais por muito tempo nas proximidades observando o prédio.

PREVENÇÃO DE ACIDENTES E INCÊNDIOS  

A legislação exige que um edifício possua equipamentos de proteção contra incêndio, tais como iluminação de emergência para facilitar a sinalização de escape, hidrantes, extintores por metro quadrado, pára-raio, corrimão, caixa d'água de acordo com a área e população do prédio, rede elétrica em perfeito estado, etc.

PÁRA-RAIOS

Para proteção contra raios há o pára-raios. Ele tem dupla função, a de atrair a descarga que cai na área e escoá-la até o solo, afastando a concentração da descarga elétrica. 

O pára-raios deve seguir rigorosamente as normas de sua instalação e tem que ser periodicamente vistoriado, verificando-se o estado dos cabos e isoladores. A parte superior da haste está sujeita a inclinações por ação dos ventos.

HIGIENE  

A preocupação com a higiene deve ter a mesma importância da segurança, ainda mais na utilização das áreas comuns. Seguem algumas dicas:

Faça exame médico periódico empregados;

Exija que o condômino comunique, por escrito, a existência de morador portador de moléstia contagiosa grave;

Exija cuidados especiais com produtos de limpeza tóxicos ou abrasivos, bem como ácidos e demais substâncias que possam causar irritação à pele;

Exija dos faxineiros a utilização de botas e luvas de borracha quando manusearem tais produtos;

Mantenha no prédio produtos para curativos e primeiros-socorros que deverá ficar na portaria.

SEGUROS  

O síndico é responsável pela contratação de seguro contra incêndio e outros sinistros, abrangendo todas as unidades, partes e objetos comuns, computando-se o prêmio nas despesas ordinárias do condomínio.

TIPOS DE APÓLICES DE SEGUROS

Responsabilidade civil do condomínio;

Incêndio, raio e explosão;

Quebra de vidros e espelhos;

Morte e invalidez de empregados;

Roubo de bens do condomínio etc.

O seguro de um edifício deve ser feito com base em valores reais, em função dos custos de reconstrução e nunca do preço comercial do edifício. Se o seguro for com valor inferior ao real, o síndico, em caso de sinistro, poderá ser responsabilizado civil e criminalmente pela contratação. 

POLÍTICA DE PESSOAL

TRATAMENTO E COMPORTAMENTO


 O treinamento de funcionários tem influência decisiva sobre a forma como tratam e como são tratados pelos condôminos.

 

 

PLANEJAMENTO, RECRUTAMENTO E SELEÇÃO


A quantidade de empregados que um condomínio deve ter é proporcional ao tamanho e à complexidade do edifício.

Uma boa administradora fará o trabalho de recrutamento e uma pré-seleção dos candidatos. Contudo, o síndico também deve entrevistá-los, principalmente no caso de zelador.

No caso de zelador, indagar se ele tem conhecimentos gerais sobre elevadores, extintores de incêndio, filtros de piscinas, eletricidade e hidráulica elementar.

 

Contrate sempre por um período de experiência e observe o desempenho antes de efetivá-lo.

No caso do zelador, convém informar aos condôminos, por escrito, sobre a troca e o nome do novo funcionário.

TREINAMENTO


O treinamento sempre será necessário. A reciclagem periódica deste treinamento é imprescindível.

 

É importante que um recém-admitido percorra o prédio e seja apresentado ao Corpo Diretivo.

 

O zelador é quem deve treinar, no local, os demais empregados, sob orientação da administradora ou síndico.

REMUNERAÇÃO


 A remuneração dos empregados é uma equação complexa. O salário deve ser tal que corresponda à qualificação do empregado, ao seu desempenho e ao quanto o condomínio pode pagar.

Além do mais, deve haver um equilíbrio interno e externo. Internamente, o zelador ganha mais do que o porteiro, que ganha mais do que a faxineira.

Todo e qualquer reajuste salarial fora da data-báse (1º de outubro), exceto as promoções, deve ser registrado como "Antecipação Espontânea Compensável", para salvaguardar o condomínio quanto aos reajustes futuros.